Verslag algemene ledenvergadering 23 april 2026
Aanvang: 20.00 uur
Plaats: De Kern, Overtoom 15 te Castricum
Aanwezig volgens de presentielijst: 53 leden en het bestuur: Kees Rood, voorzitter; Fred Bavius, penningmeester; Leonie Postma, ledenadministratie, alsmede Fons van Dongen, algemeen bestuurslid.
Van een aantal leden is bericht van verhindering ontvangen.
1 Opening en vaststellen van de agenda.
De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur en heet leden en aanhang, vrienden en belangstellenden welkom.
Na ongewijzigd vaststellen van de agenda verzoekt de voorzitter om een minuut stilte voor het in 2025 overleden lid Raghosing.
2 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 15 april 2025.
Er zijn geen vragen op opmerkingen naar aanleiding van de notulen. Met dank aan de samensteller worden de notulen ongewijzigd vastgesteld.
3 Ingekomen stukken en mededelingen.
De correspondentie betrof in de meeste gevallen huurcontracten, verzekeringen, onderhoud van vervuilde tuinen e.d.
Het bestuur is van provider veranderd: via de oude provider kwam veel spam en phishing; deze is nu afgesloten en er is gestart met een nieuwe provider, in de hoop dat de overlast minder wordt; het betreft voornamelijk het aan – en afmelden; en de normale correspondentie.
Bijzonder om te vermelden is een viertal onderwerpen waarover met één van de leden meermalen werd gecommuniceerd.
• Het ontbreken van Ouderenbeleid en meer specifiek de vraag: kunnen ouderen in voorkomende gevallen geholpen worden bijv. door de tuindienst;
Geantwoord is dat er geen beschreven Ouderenbeleid is maar dat wel rekening gehouden wordt met leeftijd en fysieke mogelijkheden bij het inzetten voor de tuindiensten.
Vervolgens, dat de tuindienst er is ‘voor werkzaamheden tot onderhoud, verbetering en verfraaiing van het tuincomplex’ (HHR 20.3). Leden zijn verplicht hun tuin zelf te onderhouden (HHR 20.1). Voorgesteld is, de hulpvraag op te lossen met inzet van familie, collega-tuinders en gebruik maken van onderhouds- en teeltadviezen.
Wanneer de hulpvraag structureler wordt, kan een oplossing liggen in de keuze voor een kleinere tuin of zelfs opzeggen. Dat antwoord, een aantal keren mondeling en schriftelijk gedaan, heeft niet geleid tot tevredenheid of acceptatie bij het betrokken lid. Hij berichtte eveneens te hebben gesproken met het gemeentebestuur over het onderwerp.
• Een verzoek om inzage AVG-gegevens van de betrokkene. Binnen een maand is gedocumenteerd gerapporteerd: 75 vermeldingen, veelal correspondentie en gespreksverslagen over een periode van 12,5 jaar. Betalingsverkeer: facturen, banktransacties en winkelaankopen zijn daar niet in begrepen.
• Een dag vóór de vergadering ontving het bestuur een klacht over de nieuwsbrief en
• De constatering dat uitvoering van secretariaatstaken door de voorzitter reglementair onjuist is.
Alle vragen met uitzondering van de dubbelfunctie zijn beantwoord. Desgevraagd antwoordt voorzitter dat er ook persoonlijk contact is geweest met de afzender, maar dat dit niet geleid heeft tot tevredenheid.
Het AVG-verzoek was voor het bestuur aanleiding de administratie kritisch te bekijken met de vraag: welke (AVG)gegevens legt de vereniging vast en hoelang moeten die bewaard blijven? Het onderzoek loopt. Het bestuur stelt zich vooralsnog op het standpunt: zoveel als nodig en zo weinig mogelijk.
4 Jaarverslag 2025 van de secretaris.
Er is geen behoefte aan het voorlezen van het verslag. Er zijn geen vragen. Opgemerkt wordt dat het een leuk verslag is geworden. Voorzitter neemt deze opmerking graag in ontvangst.
5 Verslag ledenadministratie
Leonie geeft een toelichting op het verslag: in 2025 waren de 325 tuinen goed bezet. Er is een forse wachtlijst voor de Haagscheweg en een kleine voor de Breedeweg.
Ten tijde van de vergadering zijn er 8 vrije tuinen: op De Bloemen en de Castricummerwerf.
De gemiddelde leeftijd van de leden daalt iets. Leonie heeft goede hoop op volle bezetting dit jaar.
De vergadering dankt Leonie voor het duidelijke verslag.
6 Jaarverslag 2025 van de penningmeester.
Penningmeester Fred begint de samenvatting met de conclusie dat het boekjaar 2025 is afgesloten met een negatief saldo van € 2.278.
De oorzaken daarvoor zijn: uit de hand gelopen kosten enerzijds, alsmede investeringen die eerder werden verdeeld over meerdere jaren, maar nu meteen geboekt zijn als kosten. Dat betreft:
• Een nieuwe picknicktafel en revisie van een dieselfrees op de Breedeweg;
• Op De Bloemen waren er uitgaven aan de grasmaaier en aan opruimkosten voor op te ruimen tuinen. Penningmeester merkt op dat er te veel kosten overblijven, ook na in mindering brengen van de bijdragen door de betreffende leden;
• Op de Castricummerwerf is het deurkozijn vervangen en er is een picknicktafel aangeschaft;
• Op de Haagscheweg waren er noodzakelijke kosten voor een betere afwatering.
Alles bij elkaar opgeteld zijn de kosten hoger uitgevallen dan begroot.
6.1 De balans.
De vereniging is financieel sterk; er is een eigen vermogen van € 70.000 en de liquiditeit is goed.
Het besluit om contributie en huur voor 2026 op het niveau van 2025 te handhaven, bleek juist.
Een vraag over de samenstelling van het bedrag van € 799, opgenomen onder kosten AP (Anno Passato: uit eerdere jaren) werd tijdens de vergadering toegelicht.
6.2 De tuinwinkel.
De penningmeester doet vervolgens verslag van het beheer van de tuinwinkel.
In het afgelopen jaar was de omzet hoger van dan in het jaar ervoor: € 1.500. Door bewust te verkopen tegen een sterk concurrerende prijs pakte de ‘winst’ lager uit. Van het aanbod van de tuinwinkel werd door plm. 100 leden en donateurs gebruik gemaakt. Dat is een respectabel aantal. Maar het had in het voordeel van nog meer leden kunnen zijn wanneer zij er ook hun tuinaankopen zouden doen. De suggestie om meer reclame te maken voor de winkel wordt overgenomen in een van de volgende nieuwsbrieven.
Bij de inschrijving van nieuwe leden zal nog nadrukkelijker aandacht worden besteed aan deze faciliteit.
Op de vraag naar de mogelijkheid van verruiming van de openingstijden met de woensdagavond wordt geantwoord dat eerdere verruiming (op de woensdagmiddag) geen succes was. Niet qua bezoek en ook voor het vinden van vrijwilligers. De penningmeester zegt toe de behoefte te gaan peilen.
Een van de leden stelt voor om het bestaande assortiment via een webwinkel aan te bieden en de bestelling later af te halen. De penningmeester geeft aan de seizoenproducten al worden aangeboden met een bestelmogelijkheid. Een bredere bestelmogelijkheid en klaarzetten geeft wel meer werk: administratie en ‘orderpicking’. Het ophalen gebeurt op de zaterdagochtend of na aflevering op het complex (mest).
Het grootste deel van het assortiment is al op de website geplaatst. Het vermelden van de prijzen is echter mutatiegevoelig en lastig. Maar een ding is duidelijk: de tuinwinkel is altijd goedkoper dan de commerciële winkels.
De suggestie om een community te maken zodat leden elkaar kunnen bereiken via een app, wordt niet overgenomen door het bestuur. Die voegt niets toe aan de bestaande mogelijkheden om gebruik te maken van het winkelaanbod en vraagt veel onderhoud.
De voorzitter vervolgt: eigen initiatieven tussen tuinders zijn welkom, maar dan niet onder de verantwoordelijkheid van het bestuur.
6.3 De verzekeringsportefeuille
De verzekeringsportefeuille wordt voor kennisgeving aangenomen.
De penningmeester ontvangt complimenten voor zijn werk en de verslaglegging. De vergadering heeft verder geen vragen of opmerkingen. De voorzitter dankt de penningmeester voor zijn toelichting.
7 Advies van de kascommissie.
Tijdens de Algemene Ledenvergadering van 15 april 2025 werd door de leden een kascommissie benoemd, bestaande uit twee leden Gerard Spil en Bart Wouters en een reserve-lid: Jeanne Hoogers. De taak van de commissie is beschreven in het Huishoudelijk Reglement (artikel 9.1): ‘De kascommissie onderzoekt jaarlijks vóór de aanvang van de Algemene Ledenvergadering de boekhouding alsmede de verantwoording daarvan door de penningmeester en doet van haar bevindingenverslag aan de Algemene Ledenvergadering, in welk verslag tevens kan zijn opgenomen het advies tot al dan niet verlening van decharge van het bestuur voor het gevoerde beleid.’
De voorzitter nodigt de kascommissie uit voor het doen van haar verslag.
7.1 Verslag van bevindingen
Commissielid Gerard Spil draagt voor:
‘Op 10 april heeft de kascommissie, bestaande uit Gerard Spil en Bart Wouters, de financiële boeken nagekeken en hierover vragen gesteld aan Fred Bavius, onze penningmeester.
Deze zijn door hem goed beantwoord en met vakkundige kennis van zaken uitgelegd. De kascommissie spreekt waardering en dank uit voor zijn verrichtte werk. De kascommissie stelt dan ook voor décharge te verlenen aan het bestuur.
Vriendelijke groeten: Gerard Spil en Bart Wouters.’
7.2 Voorstel voor het verlenen van decharge aan het bestuur
Op de vraag van de voorzitter aan de vergadering of men instemt met het voorstel van de kascommissie om het bestuur decharge te verlenen van het gevoerde beheer, klinkt een eenstemmig ‘ja’, onder luid applaus.
7.3 Benoemen leden van de kascommissie 2027.
Nu Gerard Spil voor de 2e keer lid was van de kascommissie, treedt hij af. Bart Wouters gaat, met instemming van de vergadering, voor het 2e jaar deel uitmaken van de kascommissie. Het reserve- lid Jeanne Hoogers wordt met instemming van de vergadering aangesteld als lid van de kascommissie, die de boeken van 2026 t.z.t. zal gaan controleren.
Het nieuwe reserve-lid wordt Betty Swinkels.
8 Begroting 2026
Penningmeester Fred begint de samenvatting met de conclusie dat de begroting 2026 sluit met een positief saldo van € 40. Hij neemt kort een aantal punten door.
De complexhuren volgen de inflatie met uitzondering van de Breedeweg. Gevraagd naar de reden, licht de penningmeester toe: die huur stijgt van € 1.200 in het afgelopen jaar naar € 1.770. Deze huur (van een kerkelijk fonds) vertoonde meer schommelingen in de afgelopen jaren. Iets meer dan 10 jaar geleden daalde die van € 3.000 naar € 1.900. Om vervolgens verder te zakken tot € 1.100. Twee jaar geleden werd een stijgende lijn ingezet.
Een van de leden vraagt naar de verhoogde kosten van ‘PR en website’. Toegelicht wordt dat deze samenhangen betere beveiliging en daarom de overstap naar een nieuwe provider. De kosten voor de ‘oude’ situatie lopen contractueel nog een jaar door.
De kosten van de complexen zijn lager ingeschat dan de uitgaven in 2025. Aanschaffingen zullen minder zijn en kosten van het opruimen van vervuilde tuinen worden meer verhaald op de veroorzaker.
Een vraag over levensduur van de pompinstallatie op de Breedeweg wordt beantwoord: vervanging is niet voorzien op korte termijn. Mocht er een situatie ontstaan waarin reparatie of vervanging nodig blijkt, dan is de vereniging in staat om die kosten te nemen ofwel de investering te doen.
De voorzitter concludeert dat er verder geen vragen zijn en stelt de begroting 2026 vast.
9 Contributie en tuinhuur 2027.
De tarievenlijst, waaronder de contributie en de tuinhuur is al 5 jaar ongewijzigd. Gelet op de liquiditeit en de voor 2026 sluitende exploitatiebegroting is er geen reden om de tarieven te verhogen.
De vergadering stelt de tarievenlijst voor de begroting 2027 als volgt vast:
• Inschrijfgeld: € 35,- eenmalig
• Contributie: € 15,- per (duo)lid per jaar
• Huur tuinen: € 0,50 per m2 per jaar
• Borg: € 50,- per tuin
• Donaties: vrij naar keuze
• Boete geen tuindienst € 12,50 per gemiste dienst
Betaling van een boete kan niet worden beschouwd als ‘afkoop’ van de verplichting voor het voldoen van de tuindienst (2 x 2,5 uur per jaar). Tenzij het bestuur anders beslist, wordt nakoming evengoed verwacht in het jaar daaropvolgend (Huishoudelijk Reglement artikel 20 lid 3).
10 Aanpassing Huishoudelijk Reglement
De voorzitter licht toe dat zich in de afgelopen jaren vervelende kwesties voorgedaan betreffende de betaling van contributie door nieuwe leden. In verreweg de meeste gevallen gaat het goed, maar om herhaling te voorkomen stelt het bestuur voor om het Huishoudelijk Reglement tekstueel aan te passen.
Ook het verhalen van administratiekosten moet worden aangepast om te voldoen aan wettelijke normen.
Dit voorstel beoogt invoering van de betalingsverplichting voorafgaand aan het inschrijven van nieuwe leden en voorafgaand aan het in gebruik nemen van een tuin. Daarmee wordt een moeizaam en arbeidsintensief kostenverhaal achteraf voorkomen wanneer de betaling uitblijft. Concreet betekent dat:
• Het accepteren als lid pas te doen NA ontvangst van de inschrijfgeld en contributie.
• Hetzelfde geldt voor het in gebruik nemen van een tuin: pas toestaan NA het ondertekenen van een huurcontract en het betalen van huur en borg.
Dat klinkt logisch, maar dat vraagt wel om aanpassing van het Huishoudelijk Reglement.
Een tweede reden voor aanpassing is het volgen van de wettelijke regeling voor het aanmanen en het in rekening brengen van administratiekosten.
De voorgestelde wijzigingen worden puntsgewijs doorgenomen:
ARTIKEL 16:
Op aangeven van de vergadering wordt bij afwijzing van acceptatie als lid geen beroepsmogelijkheid gegeven. Dat is alleen voorbehouden aan persoon is die lid zijn van de vereniging. Bijvoorbeeld in geval van een royement.
Vastgestelde tekst:
Om lid van de vereniging te worden moet men zich wenden tot het betreffende complexteam en zich daarna schriftelijk aanmelden bij de ledenadministratie. Het kandidaat-lid krijgt bericht van acceptatie of afwijzing door het bestuur. Bij acceptatie ontvangt het kandidaat-lid een factuur voor een eenmalig inschrijfgeld en contributie voor het lopende jaar. Na ontvangst van de betaling van deze factuur volgt formele toelating als lid.
Bij afwijzing van de acceptatie is geen beroep op de Algemene Ledenvergadering mogelijk.
ARTIKEL 16.1.A:
De leden kunnen worden onderscheiden in:
a) Huurders, dit zijn leden die actief het volkstuinen beoefenen op een door de vereniging ter beschikking gestelde tuin, waaronder wordt verstaan dat afgepaalde gedeelte van het complex dat aan een lid onder opgave van grootte en tuinnummer door het bestuur is toegewezen.
ARTIKEL 17:
Verhuur van een tuin gebeurt met een proeftijd van ten minste twee volle kalenderjaren. Na gebleken geschiktheid worden lidmaatschap en tuinhuur jaarlijks stilzwijgend verlengd.
Bij toewijzing van een tuin wordt eenmalig een in de Algemene Ledenvergadering vastgesteld bedrag als borg in rekening gebracht. Na het opzeggen van het lidmaatschap wordt dit bedrag na het schoon opleveren van de tuin(en) terugbetaald.
ARTIKEL 17.2:
Op de vraag of een reactietermijn niet erg kort is antwoordt de voorzitter dat wanneer dat problemen oplevert, een gesprek of een nadere afspraak mogelijk zijn.
Vastgestelde tekst:
De Ledenadministratie biedt namens het bestuur een tuin aan met het verzoek binnen 3 x 24 uur, door het ondertekend retourneren van bijgeleverd formulier, de aangeboden tuin te aanvaarden.
Ziet het lid van de aangeboden tuin af of geeft hij/zij binnen 3 x 24 uur géén bericht van aanvaarding, dan vervalt het aanbod en wordt het volgende lid op de lijst benaderd.
ARTIKEL 17.3:
De Ledenadministratie bevestigt namens het bestuur schriftelijk de voorlopige toewijzing van de tuin onder gelijktijdige toezending van een huurcontract voor de betreffende tuin en een factuur voor de huur en borg.
De huur en het recht op gebruik gaan pas in
– Na ondertekening van een huurcontract in tweevoud EN
– Na ontvangst van de betaling van de factuur voor huur en borg
Het ondertekend -in tweevoud- retourneren moet binnen 14 dagen na ontvangst gebeuren.
Na ondertekening door het bestuur ontvangt huurder één exemplaar retour
Het betalen van de factuur voor huur en borg moet binnen 14 dagen na ontvangst gebeuren.
Bij nalatigheid ontvangen de leden eenmaal een herinnering, met het verzoek binnen 14 dagen na ontvangst van de herinnering aan het gevraagde ondertekenen en betalen te voldoen.
Bij het niet voldoen, vervalt het aanbod zonder mogelijkheid van beroep.
ARTIKEL 18.1:
Vervallen.
ARTIKEL 18.2:
Er volgt een discussie over de betaling van incassokosten bij nalatigheid: een wettelijk minimum van € 40 wordt hoog gevonden. Het betreffende lid stelt dat het bestuur niet verplicht is dat minimum te rekenen.
Bovendien is het opnemen van een bedrag in het reglement niet verstandig: het is aan verandering onderhevig.
De voorzitter antwoordt dat het bestuur moet zorgen dat het geld binnen komt waar de vereniging recht op heeft. De eerder ingestelde administratiekosten komen te vervallen. Het kost echter onverminderd veel uren aan administratie en frustratie wanneer rechtmatige betaling uitblijft. Na twee eerdere herinneringen is de standaard boete het wettig minimum; dat bedrag zal worden gehanteerd. Het voorstel om het bedrag van
€ 40 als actueel bedrag op te nemen in de tarievenlijst wordt overgenomen door de vergadering.
Vastgestelde tekst:
De leden zijn verplicht de in de Algemene Ledenvergadering vastgestelde contributie en voor zover van toepassing, de huur voor het gebruik van de hun toegewezen tuin(en), per jaar vóór 1 februari te voldoen.
Bij nalatigheid ontvangen de leden eenmaal een herinnering, met het verzoek binnen 14 dagen na ontvangst van de herinnering te betalen.
Bij opnieuw uitblijven van de betaling, ontvangen de leden een officiële betalingsherinnering, met het verzoek binnen 14 dagen na ontvangst van deze aanmaning te betalen. In deze brief worden incassokosten (wettelijk minimum € 40) in het vooruitzicht gesteld.
Na het opnieuw uitblijven van de betaling, ontvangen de leden een incassobrief met het verzoek binnen 14 dagen na ontvangst van deze incassobrief te betalen.
Het factuurbedrag daarin, is het oorspronkelijke factuurbedrag plus de wettelijke incassokosten.
In deze brief wordt aangekondigd dat bij opnieuw uitblijven van de betaling, de vordering in handen wordt gegeven van een deurwaarder. Tegelijkertijd wordt het betreffende lid voor royement voorgedragen.
Het bestuur is echter in bijzondere omstandigheden bevoegd af te zien van een voorstel tot royement en met betrokkenen een betalingsregeling te treffen.
ARTIKEL 18.3:
Een van de leden vraagt of dit ook geldt voor wachtlijstleden. Het antwoord is dat het eerder mogelijk was om zonder betaling op de wachtlijst te komen. Inmiddels is plaatsing op de wachtlijst alleen mogelijk bij voldoen van inschrijfgeld en contributie. Zonder dat én blijven voldoen aan contributiebetalingen bestaat er geen recht op toekenning van een tuin.
Vastgestelde tekst:
Bij het uitblijven van ondertekening en/of betaling (art. 17.3), ontvangt betreffende lid eenmaal een herinnering.
Verstrijkt na ontvangst van de herinnering opnieuw een periode van 14 dagen zonder ondertekening en of betaling, dan wordt de toewijzing van de betreffende tuin automatisch en zonder mogelijkheid van beroep ingetrokken.
De Ledenadministratie bevestigt dit besluit aan de kandidaat-huurder onder gelijktijdige plaatsing onder aan de wachtlijst.
ARTIKEL 18.4:
Vervallen.
Voorzitter concludeert dat, met inachtneming van de aanpassingen, de gewijzigde artikelen worden opgenomen in het Huishoudelijk Reglement. Het geactualiseerde Huishoudelijk Reglement wordt zo snel mogelijk gepubliceerd op de website.
11 Verkiezing bestuur.
Voorafgaand aan de vergadering werd een oproep gedaan aan de leden om zich kandidaat te stellen voor de 2 herkiesbare functies: die van voorzitter en algemeen bestuurslid. Daarnaast werden leden opgeroepen om te opteren voor de functies van secretaris en penningmeester
Er hebben zich ondanks herhaalde oproepen geen tegenkandidaten gemeld voor rol van voorzitter of algemeen bestuurslid. Ook niet voor de rollen van secretaris, en penningmeester.
Voorzitter en algemeen bestuurslid worden bij acclamatie herbenoemd. Applaus volgt.
De voorzitter dankt de leden voor het vertrouwen. Wel vindt hij het jammer dat nieuwe aanwas uitblijft.
Een van de leden stelt voor te werken met een ‘functie’ van aspirant bestuurslid. Dan kan de persoon zich inleven in het bestuurswerk van de vereniging.
Voorzitter: in de praktijk gebeurt dat al, zonder een ‘formele’ status van aspirant bestuurslid. Een mooie gelegenheid om te wennen en van elkaar te weten of we bij elkaar passen.
Formele benoemingen vinden alleen plaats in de Algemene Ledenvergadering.
Het rooster van aftreden (HHR, artikel 1.2) wordt in lijn met het besluit van de ALV van 15 april 2025, als volgt vastgesteld:
Voorzitter: aftredend in 2029 en vervolgens in 2032
Secretaris: aftredend in 2027 en vervolgens in 2030
Penningmeester: aftredend in 2028 en vervolgens in 2031
Algemeen bestuurslid: aftredend in 2029 en vervolgens in 2032
Algemeen bestuurslid: aftredend in 2027 en vervolgens in 2030
12 Rondvraag.
• Een van de leden meldt het soms niet ontvangen van verenigingsmail/nieuwsbrieven en noemt als voorbeeld het aanleveren van aardappels.
Antwoord: Dat is een probleem geweest bij de vorige provider voor Ziggo-adressen. Ze zijn terecht gekomen in de spambox of soms zelfs onbestelbaar retour. Daar is aandacht aan besteed en het moet met de nieuwe provider goed verlopen.
• Een andere vraag betreft het aantal leden met abonnement op de nieuwsbrief: dat zijn er 270. Geopend wordt rond de 50%.
Voorzitter: bij het inschrijven worden nieuwe leden gewezen op de nieuwsbrief. Om privacyredenen moeten zij zichzelf aanmelden.
• Een vraag met betrekking tot wisselteelt: gaat het om de vakken (ABC) of om de grootte van het vak?
Voorzitter: wisselteelt gaat om bestrijden van ziekten. Vak-indeling is er om geen vergissing te laten bestaan over waar aardappelen (nachtschade gewassen waaronder ook tomaten) eerder hebben gestaan.
Met de indeling van de tuin in 3 (gelijke) vakken is het zowel voor de tuinder als voor complexleiding en handhavers eenvoudig te controleren. Eigen indelingen, verschillende vak-groottes of alternatieve roulatieschema’s bemoeilijken het controleren en kunnen leiden tot bestuurlijk ingrijpen en verwijderen van de aanplant.
Ervaren tuinleden vullen aan: ook bij tomaten moet men elk jaar de grond vervangen. Dat is ook verstandig bij bloemkool en zomerwortelen. Zij merken op dat het jammer is dat de nu niet aanwezige leden dit niet meekrijgen want wisselteelt is heel belangrijk.
De voorzitter geeft aan daar regelmatig aandacht aan te besteden in nieuwsbrieven
13 Sluiting.
Niets meer aan de orde zijnde, dankt de voorzitter de aanwezigen en sluit de vergadering om 21:58 uur.